jak prawidłowo zawrzeć umowę dostawy

Ostatnio dostaliśmy zlecenie napisania umowy dostawy dla klienta, który zamierza współpracować z… Chińczykami i chciałby się dowiedzieć jak prawidłowo zawrzeć umowę dostawy z nimi. Niby zwykła umowa dostawy, ale trzeba przeanalizować nie tylko prawo polskie. W grę wchodzą regulacje obowiązujące w Chinach, a także konwencje, których stronami są Polska
i Chiny. Postanowiłem Wam dzisiaj przybliżyć na czym polega umowa dostawy, ale w sytuacji kiedy mamy do czynienia z polskimi podmiotami. Mimo wszystko są to częściej spotykane sytuacje w naszej pracy i życiu.

Z dzisiejszego artykułu dowiecie się m.in.:

  1. na czym polega umowa dostawy;
  2. jak prawidłowo zawrzeć umowę dostawy;
  3. kto może być stroną umowy dostawy;
  4. czy odbiorca może skontrolować dostawcę podczas produkcji towaru;
  5. czy odbiorca może odstąpić od umowy;
  6. jaką odpowiedzialność ponosi dostawca gdy użyje materiałów lub surowców dostarczonych przez odbiorcę.

Jeżeli macie ochotę, możecie odsłuchać podcastu, który dla Was nagrałem 🙂

Na czym polega umowa dostawy

Umowa dostawy polega na tym, że dostawca zobowiązuje się do wytworzenia rzeczy oznaczonych co do gatunku oraz do przeniesienie ich na własność odbiorcy. Ciężko sobie wyobrazić sytuację, w której odbiorca nie chciałby, aby zamówione rzeczy nie stały się jego własnością, więc najlepiej jak w umowie zostanie to zastrzeżone. Rzeczy oznaczone co do gatunku, to takie rzeczy które odznaczają się cechami rodzajowymi i są to np. samochód osobowy lub rower górski, ale już nie samochód osobowy z konkretnymi numerami.

Dostawca musi zobowiązać się do dostarczenie wyprodukowanych rzeczy częściami lub periodycznie do odbiorcy. Po stronie dostawcy jest obowiązek dostarczenia ich na czas odbiorcy. Jeżeli jesteś odbiorcą, pamiętaj, żeby zastrzec terminy dostawy. Jeżeli dostawa ma się odbywać częściami (partiami) trzeba określić odpowiednie terminy np. pierwszą część towaru dostawca dostarczy do 10 października, drugą do 10 listopada, a trzecią do 10 grudnia.

Odbiorca jest zobowiązany do odbioru dostarczonych rzeczy, a także do zapłacenia umówionej ceny. Jej wysokość powinna zostać jasno określona. Należy również wpisać terminy zapłaty. Jeżeli zapłata ma się odbywać za każdą partię materiału, możecie określić obowiązek zapłaty za każdą partię.

Kto może być stroną umowy?

Stroną umowy mogą być przedsiębiorcy, ale także konsumenci. Nie ma prawnego ograniczenia do tego, aby stronami byli jedynie przedsiębiorcy. Oczywiście, najczęściej stronami są przedsiębiorcy.

Pamiętajcie, żeby prawidłowo określić strony umowy!

Jeżeli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą i działacie pod marka „Zielony groszek”, to nie możecie w umowie wpisać, że stroną umowy jest „Zielony groszek”. W takim przypadku, prawidłowe oznaczenie strony będzie wyglądało następująco: Marcin Kozłowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą „Zielony groszek” Marcin Kozłowski. Oczywiście musicie wpisać jeszcze adres i nr NIP.

Czy dostawca musi sam wyprodukować produkt?

Nie, nie musi, jednak powinien o tym poinformować odbiorcę.

Z przepisów umowy dostawy wynika jasno, że dostawca zobowiązuje się do „wytworzenia rzeczy oznaczonych co do gatunku”. Jeżeli dostawca nie postara się o wpisanie w umowie, że może zlecić produkcję komuś innemu, to naraża się na zarzut nieprawidłowego wykonania umowy, ponieważ w umowie zobowiązał się do wytworzenia tych rzeczy.

Materiały i surowce do produkcji

Dostawca pewnie sam będzie organizował materiały i surowce do produkcji, jednak nie zawsze musi tak być. Odbiorca może mieć materiały i chcieć, aby zostały użyte do produkcji. Ma do tego święte prawo!

Jako dostawy pamiętajcie, żeby sprawdzić jakość materiałów odbiorcy
i poinformować go czy się nadają do wykorzystania. Jeżeli uznacie, że się nie nadają, wyraźnie zakomunikujcie to odbiorcy. Wtedy może uznać, że to Wy macie zorganizować odpowiednie materiały. Może jednak obstawać przy swoim i żądać, aby wykorzystać jego materiały.

W takiej sytuacji pamiętajcie, żeby odpowiednio się zabezpieczyć – najlepiej wpisać w umowie lub protokole, że odbiorca został poinformowany o złej jakości materiałów i z czym się to wiąże. Powinniście dokładnie opisać ryzyko jakie jest z tym związane. To jest w Waszym interesie!

Wspólny wybór materiałów i surowców

W umowie można określić, że do produkcji zostaną użyte konkretne materiały i surowce. Jeżeli przygotujecie wszystko do produkcji pamiętajcie, aby poinformować o tym odbiorcę, ponieważ ma prawo sprawdzenia jakości materiałów.

Odbiorca ma możliwość skorzystania z prawa kontroli, tylko jeżeli znajdzie się w umowie postanowienie o tym, że dostawca ma wytwarzać produkt
z surowców określonego gatunku lub pochodzenia. W innym przypadku odbiorca nie będzie miał prawa do przeprowadzenia kontroli.

Jeżeli dostawca nie poinformuje odbiorcy o przygotowanych materiałach, to w razie wykrycia wad produktu, będzie domniemanie faktyczne, że podstępnie je zataił.

Zabezpieczenie tajemnicy handlowej dostawcy

Jeżeli wytwarzacie produkty, to jest możliwość, że macie jakieś tajemnice handlowe w swojej firmie 🙂 Na pewno nie chcielibyście, aby ktoś je poznał
i wykorzystał.

Podczas kontroli odbiorcy może mieć kontakt z informacjami, które są dla Was bardzo ważne i nie chcecie ich rozpowszechniać. Powinniście zobowiązać odbiorcę do tego, aby nikomu ich nie ujawniał. Napisałem o tym artykuł – jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa – zachęcam do przeczytania lub odsłuchania.

Ważne! Kontrola odbiorcy może dotyczyć tylko przedmiotu umowy. Odbiorca nie ma prawa kontrolować innych procesów zachodzących
w Waszej firmie.

Odstąpienie od umowy przez odbiorcę

Jeżeli jesteście odbiorcami i widzicie, że dostawca opóźnia się
z rozpoczęciem wytwarzania produktu tak mocno, że nie jest prawdopodobne, aby wywiązał się ze swojego zobowiązania na czas, możecie odstąpić od umowy. Nie musicie nawet wyznaczać dodatkowego terminu dostawy.

Powinniście jednak pamiętać, że musicie dobrze ocenić czy dostawca nie ma szans na prawidłowe wykonanie swojego zobowiązania.

Jako odbiorcy musicie wykazać, że nie jest prawdopodobne spełnienia świadczeni przez dostawcę!

Będąc dostawcami, pamiętajcie, że nie ma znaczenia czy opóźnienie jest
z Waszej winy, czy nie. Odbiorcy to nie interesuje, ponieważ on chce mieć towar na czas i nie można się mu dziwić.

Wadliwy sposób wytwarzania produktu

W trakcie kontroli przeprowadzanej przez odbiorcę może okazać się, że produkt jest źle wytwarzany (wadliwie lub sprzecznie z umową).

Odbiorca ma prawo wezwać dostawcę do zmiany sposobu wytwarzania w odpowiednim terminie, a jeżeli okaże się to bezskuteczne, może odstąpić od umowy.

Warto zapisać w umowie w jaki sposób ma być wytwarzany produkt, żeby
w przyszłości nie było niepotrzebnych konfliktów między stronami.

Odbiorca może dowiedzieć się o wadliwym sposobie wytwarzania nie tylko podczas kontroli przeprowadzanej przez niego, ale np. przez jakiś inny uprawniony do tego podmiot.

Odpowiedzialność dostawcy za produkt

Dostawcy ponoszą odpowiedzialność za wady dostarczonego produktu. Nawet jeżeli wyprodukują go zgodnie ze wskazówkami odbiorcy lub według dostarczonej przez niego dokumentacji technologicznej.

Dostawca ma jednak możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności:

  1. dostawca musi wykazać należytą staranność w zakresie oceny sposobu produkcji lub dokumentacji technologicznej. Oznacza to, że nie dało się wykryć wad sposobu produkcji lub dostarczonej dokumentacji technologicznej nawet przy zachowaniu należytej staranności w ocenie tego materiału;
  2. odbiorca nalegał, żeby dostawca zastosował dany sposób produkcji lub dokumentację technologiczną, pomimo przekazanych mu uwag. Najlepiej zapisać to w protokole, jeżeli okaże się, że odbiorca stoi przy swoim i nie chce zmienić zdania.

Dostawca musi wykazać jeden z tych punktów, żeby móc się uwolnić od odpowiedzialności.

Jak prawidłowo zawrzeć umowę dostawy – podsumowanie:

Jeżeli chcecie wiedzieć jak prawidłowo zawrzeć umowę dostawy, to pamiętajcie o kilku rzeczach:

  1. umowa dostawy polega na tym, że dostawca zobowiązuje się wytworzyć dany produkt i dostarczyć go odbiorcy, a odbiorca zobowiązuje się odebrać produkt i za niego zapłacić;
  2. podczas wytwarzania dostawca może użyć materiałów i surowców dostarczonych przez odbiorcę, ale także swoich;
  3. odbiorca ma prawo skontrolować sposób wytwarzania, ale trzeba to zastrzec w umowie;
  4. odbiorca może odstąpić od umowy, jeżeli wykaże, że nie jest prawdopodobne, aby dostawca wykonał swoje świadczenie w umówionym czasie;
  5. jeżeli dostawca będzie w sposób wadliwy wytwarzał produkt i odbiorca się o tym dowie, może wezwać dostawcę do prawidłowego wykonywania umowy, a jeżeli okaże się to bezskuteczne, będzie mógł odstąpić od umowy;
  6. dostawca ponosi odpowiedzialność za wady produktu nawet jeżeli działał zgodnie ze wskazówkami odbiorcy;
  7. dostawca może uwolnić się od odpowiedzialności jeżeli wykaże należytą staranność w ocenie wskazówek odbiorcy, a także jeżeli odbiorca uparł się przy swoim sposobie wytwarzania, pomimo, że został poinformowany o nieprawidłowościach;
  8. do umowy dostawy stosujemy też wybrane przepisy dotyczące umowy sprzedaży;
  9. pamiętajcie, żeby zabezpieczyć swoją tajemnicę handlową podczas kontroli odbiorcy.

Jeżeli macie pytania, zapraszam do kontaktu m.kozlowski@ewslegal.pl.

Informacje o kancelarii możecie znaleźć na naszej stronie.

Skomentuj