jak dobrze napisać umowę

Jako przedsiębiorcy wielokrotnie przeprowadzacie różnego rodzaju transakcje, negocjujecie umowy, podpisujecie je. Zdarza się, że pojawiają się kłopoty z klientami, ponieważ nie chcą płacić, uważają, że towar jest wadliwy, zbyt późno dostarczony, a najlepiej to dajcie im rabat. Chciałbym Wam dzisiaj wyjaśnić w jaki sposób zabezpieczyć swoje interesy umową i jak dobrze napisać umowę. Niektórzy mogą pomyśleć, że po co im umowa, skoro wszystko się zgadza, ponieważ nigdy nie było problemów z klientami. Cóż, jak to mawiają „umowa jest na złe czasy, a nie na dobre”.

Z dzisiejszego wpisu dowiecie się:

  1. jak można zabezpieczyć swoje interesy umową;
  2. jak dobrze napisać umowę;
  3. na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy;
  4. jak zweryfikować swojego kontrahenta;
  5. jakie kary umowne wpisać do umowy;
  6. jaka jest odpowiedzialność za niewywiązanie się ze swojego zobowiązania.

Zapraszam również do odsłuchania podcastu na temat jak dobrze napisać umowę, który dla Was nagrałem.

Dlaczego warto podpisać umowę?

Odpowiedź jest prosta – dla bezpieczeństwa.

Oczywiście, aby było bezpiecznie, umowa musi być prawidłowo zawarta
i mieć odpowiednie postanowienia. W umowie można wpisać sporo postanowień, które będę miały za zadanie ochronić Wasz interes, m.in. klauzule:

  1. przejścia majątkowych praw autorskich – na pewno chcielibyście mieć możliwość nieograniczonego korzystania z loga lub obrazów, które zmówiliście u grafika?
  2. zakazu konkurencji – jeżeli zatrudniacie wartościowego pracownika, to pewnie chcecie mieć go na wyłączność?
  3. dotyczące jurysdykcji – załatwiacie interesy z zagranicznymi podmiotami? Chyba lepiej sądzić się w Polsce niż gdzieś poza granicami kraju?
  4. kar umownych – nie raz pewnie dostawca spóźnił się z doręczeniem towaru? Warto wpisać karę umowną za opóźnienie.
  5. salwatoryjne – może się zdarzyć, że część postanowień w umowie jest nieważnych i co wtedy? Warto zaznaczyć, że umowa pozostaje ważna
    w pozostałym zakresie.

Istnieje wiele klauzul, które można wpisać do umowy. Wszystko zależy od branży, w której działacie i jej specyfiki.

Jak dobrze napisać umowę?

Przedstawię kilka kwestii, na które powinniście zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Mam nadzieję, że po tym artykule będziecie wiedzieli jak dobrze napisać umowę.

Musicie wiedzieć z kim podpisujecie umowę, ponieważ od kogoś trzeba egzekwować spełnienie świadczenia Naprawdę warto zweryfikować swojego kontrahenta. Jest sporo możliwości, które to umożliwiają, a w bazach dłużników można odkryć różne osoby. W CEIDG oraz bazie KRS znajdziecie dane na temat Waszych kontrahentów. W KRS jest również podany kapitał zakładowy spółki z o.o., z którą macie podpisać umowę.

Pamiętajcie, żeby prawidłowo określić strony umowy. Jeżeli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą i firmujecie swój sklep np. „Torby na miarę sukcesu”, to w umowie stroną nie będzie firma „Torby na miarę sukcesu”, ale osoba, która znajduje się w CEIDG. W umowie należy wpisać:

„Marcin Kozłowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą „Torby na miarę sukcesu” Marcin Kozłowski”. Do tego adres i nr NIP.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musicie wpisać nazwę spółki i osobę, która ją reprezentuje. W umowie należy wpisać:

„Spółka Torby na miarę sukcesu spółka z o.o. z siedzibą w …, przy ul. …, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w …, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego, pod nr KRS …, NIP …, REGON …, reprezentowana przez:

Marcina Kozłowskiego – Prezesa Zarządu.

Sposób w jaki jest reprezentowana spółka z o.o. powinien wynikać z umowy spółki, którą zawarliście.

Przedmiot umowy

Kolejną rzeczą na którą musicie koniecznie zwrócić uwagę, to przedmiot umowy, który ma np. być dostarczony lub sprzedany. Należy go dokładnie opisać, ponieważ warto wiedzieć czego dotyczy umowa. W przypadku dostawy warto zaznaczyć kto będzie go wytwarzał (czy dostawca sam to zrobi, czy zleci komuś).

O tym jak prawidłowo zawrzeć umowę dostawy przeczytacie w moim poprzednim artykule.

Istotne jest aby dokładnie i jasno opisać co ma przedmiot umowy, ponieważ
w przyszłości mogą powstać wątpliwości co do wzajemnych świadczeń.

Terminy spełnienia świadczenia

Bardzo ważne jest, aby w umowie określić konkretne terminy płatności wynagrodzenia za usługę. Jeżeli towar ma być dostarczany częściami, to można zaznaczyć, że płatność będzie odbywać się ratami po dostarczeniu każdej części.

Należy również jasno zaznaczyć w jakim terminie ma zostać wykonane zobowiązanie. Dostawca musi wiedzieć w jakim terminie ma dostarczyć towar do odbiorcy, a termin musi być możliwy do obliczenia i umiejscowienia
w czasie.

Strony mogą ustalić, że dostarczenie usługi nastąpi za 3 tygodnie (np. dostawa mebli).

Określenie terminów jest istotne dla stron, ponieważ niedotrzymanie terminu może wiązać się z odstąpieniem od umowy lub naliczeniem kary umownej. Strony w umowie mogą postanowić, że w przypadku opóźnienia
w dostawie mebli, dostawca będzie zobowiązany zapłacić karę umowną
w określonej wysokości.

Miejsce wykonania umowy

Określenie miejsca wykonania umowy jest bardzo ważne, ponieważ strony muszą wiedzieć gdzie zostanie spełnione świadczenie.

Dokładne określenie miejsca wykonania umowy jest istotne z punktu widzenia ewentualnego procesu sądowego, ponieważ zgodnie z art. 34 k.p.c.

Powództwo o zawarcie umowy, ustalenie jej treści, o zmianę umowy oraz o ustalenie istnienia umowy, o jej wykonanie, rozwiązanie lub unieważnienie, a także o odszkodowanie z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy można wytoczyć przed sąd miejsca jej wykonania. W razie wątpliwości miejsce wykonania umowy powinno być stwierdzone dokumentem.

Według art. 454 ust. 1 k.c.

Jeżeli miejsce spełnienia świadczenia nie jest oznaczone ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione w miejscu, gdzie w chwili powstania zobowiązania dłużnik miał zamieszkanie lub siedzibę. Jednakże świadczenie pieniężne powinno być spełnione w miejscu zamieszkania lub w siedzibie  wierzyciela w chwili spełnienia świadczenia.

Zgodnie z powyższym, świadczenia powinno zostać spełnione tam gdzie dłużnik w chwili powstania zobowiązania miał miejsce zamieszkania lub siedzibę, chyba że strony inaczej oznaczyły to w umowie lub z samej właściwości zobowiązania wynika miejsce spełnienia świadczenia.

Wyjątkiem są świadczenia pieniężne, ponieważ one powinny być spełniane w miejscu zamieszkania lub siedziby wierzyciela.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich

O tym czym są majątkowe prawa autorskie pisałem już w jednym z artykułów, do którego odsyłam – majątkowe a osobiste prawa autorskie. Wyjaśniłem tam również różnicę między osobistymi a majątkowymi prawami autorskimi
i mam nadzieję, że nie będziecie żądać już od drugiej strony przeniesienia osobistych praw autorskich na siebie 😉

W niektórych umowach istotne jest, aby zastrzec przeniesienie majątkowych praw autorskich. Przykładowo, jeżeli zamawiam logo lub jakiś teledysk promujący moja działalność, to chciałbym mieć wyłączną możliwość posługiwania się nim. Grafik, który tworzy logo powinien przenieść na mnie majątkowe prawa autorskie, żebym mógł się swobodnie posługiwać logiem.

Podobnie w przypadku projektowania ubrań. Jeżeli zamawiam u projektanta kolekcję ubrań i chciałbym, aby majątkowe prawa autorskie należały do mnie, to powinienem zastrzec to w umowie. Będę miał wtedy swobodę posługiwania się wzorami ubrań w reklamach, na pokazach i innych publicznych wystąpieniach.

Oczywiście, autor projektu czy działa ma prawo do tego, aby podawać jego dane jako autora, ponieważ autorowi przysługują osobiste prawa autorskie, które są niezbywalne

Prawa i obowiązki stron umowy

Kolejnym ważnym punktem umowy są prawa i obowiązki stron umowy.

Należy je precyzyjnie określić w umowie. Strony nie mogą się domyślać jakie są ich obowiązki i uprawnienia. Nie należy podpisywać umowy o dzieło bez konkretnego określenia zamawianego dzieła lub materiałów, które mają zostać użyte podczas tworzenia dzieła. Jeżeli zamawiającemu zależy na regularnym raportowaniu postępów w procesie produkcji, to należy wpisać taki obowiązek po stronie zleceniodawcy.

Konkretne obowiązki pociągają za sobą określone prawa, np. w przypadku zastrzeżenie w umowie dostawy obowiązku wytworzenia zamówionych rzeczy z surowców określonego gatunku lub pochodzenia, dostawca musi poinformować odbiorcę, że przygotował surowce do produkcji. Odbiorca ma prawo sprawdzenia ich jakości.

Niewykonanie obowiązków przez strony może również pociągać za sobą naliczanie określonych kar umownych.

Kary umowne

Kiedy klienci mnie pytają jak dobrze napisać umowę, to zawsze zaznaczam, że warto wpisać do umowy kary umowne.

Klienci bardzo często proszą o wpisanie kary umownej za…nieterminowe płacenie przez drugą stronę. Za każdym razem muszę tłumaczyć, że nie można żądać kary umownej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania pieniężnego.

Są klienci, którzy upierają się, żeby kara umowna została jednak zastrzeżona
w takiej sytuacji. Cóż, w takim przypadku nawet jeżeli taka kara zostanie zastrzeżona, to nie będzie można jej wyegzekwować, ponieważ jest nieważna. Może jedyni być straszakiem dla drugiej strony. Oczywiście, jeżeli druga strona nie będzie wiedziała, że taka kara umowna jest bezużyteczna.

Kara umowna może być zastrzeżona jedynie za nienależyte wykonanie lub niewykonanie zobowiązania niepieniężnego, np. nieterminowe dostarczenie zamówionego produktu, brak odbioru towaru przez odbiorcę lub nieodpowiednią jakość towaru. Karę umową można również zastrzec jeżeli któraś ze stron chciałaby odstąpić od umowy.

Nie można również przesadzać z wysokością kary umownej, ponieważ może się okazać, że druga strona wcale nie będzie chciała jej zapłacić. Jeżeli dojdzie do sprawy w sądzie, to druga strona może podnieść zarzut, że kara umowna była za wysoka (nieważne, że się na nią zgodziła wcześniej). Sąd może dokonać tzw. miarkowania kary umownej i ją zmniejszyć do określonej kwoty.

Warto również pamiętać, żeby w umowie mimo wszystko znalazły się kary umowne dla obu stron, a nie tylko jednej.

Odpowiedzialność stron

Istotne jest także określenie odpowiedzialności stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.

W umowie można określić różne sytuacje, za które strony będą lub nie będą ponosiły odpowiedzialności  np. wyraźne zaznaczenie, że wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za pozostawione rzeczy na placu budowy przez pracowników zamawiającego.

Oczywiście, postanowieniami umownymi nie można wyłączyć odpowiedzialności stron, którą regulują przepisy ustaw i są bezwzględnie obowiązujące.

Aby była mowa o odpowiedzialności kontraktowej stron, muszą zaistnieć jednocześnie trzy przesłanki:

  1. niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania,
  2. szkoda,
  3. związek przyczynowy między zdarzeniem wywołującym szkodę,
    a szkodą.

Sam fakt wystąpienia szkody o niczym nie świadczy, ponieważ trzeba udowodnić, że między zdarzeniem wywołującym szkodę, a szkodą jest związek przyczynowy.

O odpowiedzialności stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań mógłbym napisać osobny artykuł (podobnie jak o innych elementach umowy), dlatego zwracam Wam uwagę, żebyście nie zapomnieli
o odpowiednim uregulowaniu postanowień odnoszących się do niej.

Pozostałe elementy umowy

Wymieniłem jedne z najważniejszych postanowień, na które trzeba zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Nie oznacza to, że inne należy potraktować po macoszemu.

Pamiętajcie jednak jeszcze o zwróceniu uwagi na sposób spełnienia świadczenia, materiały wykorzystywane do spełnienia świadczenia, wartość całej umowy, a także o innych klauzulach, które w umowie mogą się znaleźć.

Zwracajcie uwagę na to co druga strona wpisuje do umowy, ponieważ wyobraźnia ludzka nie zna granic, a papier przyjmie wszystko.

Mam nadzieję, że będziecie już wiedzieć jak dobrze napisać umowę,
a przynajmniej na co należy zwrócić uwagę przy jej zawieraniu.

Jeżeli macie wątpliwości co do umowy, którą macie podpisać, możecie się ze mną skontaktować. Wystarczy wysłać maila na adres m.kozlowski@ewslegal.pl, a ja postaram się Wam pomóc.

Zapraszam również na stronę kancelarii EWS Legal.

Skomentuj