Umowa najmu lokalu komercyjnego – o czym warto pamiętać?

house-1407562_1920

Jedną z najważniejszych elementów działalności gospodarczej jest lokal, w którym znajduje się siedziba przedsiębiorcy. Niewiele firm stać na zakup własnej nieruchomości i wówczas jedynym rozwiązaniem jest najem lokalu komercyjnego. Nawet największe międzynarodowe korporacje, posiadające znaczne zasoby, często wybierają najem, który zwłaszcza w przypadku prestiżowej lokalizacji, także w dłuższej perspektywie czasu, jest mniej kosztowny niż nabycie nieruchomości.

Na początku kilka uwag terminologicznych ułatwiających zrozumienie tematu, który chciałbym Wam przybliżyć. Umowa najmu wiąże się nieodłącznie z pojęciami wynajmującego i najemcy, które często są mylone przez osoby nie zajmujące się na co dzień prawem. Zatem, zgodnie z polskim prawem:

  • wynajmującym jest osoba, która udostępnia lokal do używania na podstawie umowy najmu,
  • najemcą jest osoba, która bierze lokal do używania na podstawie umowy najmu.

Po tym krótkim wstępie przejdźmy do kwestii zasadniczych. O czym zatem warto pamiętać podpisując umowę najmu lokalu komercyjnego? Jakie elementy powinna zawierać sama umowa najmu?

  1. Weryfikacja wynajmującego

Sprawdzenie kontrahenta to jedna z najważniejszych kwestii, o jakich powinien pamiętać przedsiębiorca. Dotyczy to również wynajmujących, a zwłaszcza tych, którzy zajmują się profesjonalnie najmem nieruchomości. Zanim podpiszemy umowę, sprawdźmy w Internecie jaką opinię ma wynajmujący, w jaki sposób traktuje najemców, czy stosuje w umowach nieuczciwe klauzule itp. Z mojego doświadczenia wynika, że niektóre firmy, które rozpoczęły działalność w zakresie najmu nieruchomości jeszcze w latach 90., pozostały mentalnie właśnie w tamtych czasach. Działają one na granicy prawa, pozostając w ciągłym konflikcie z organami władzy publicznej i stosując wobec najemców wyjątkowo nieuczciwe chwyty. Dlatego warto dobrze sprawdzić, z kim podpisujemy umowę najmu. Zwłaszcza, że liczba atrakcyjnych nieruchomości wzrasta i wybór jest całkiem duży.

  1. Dokładne określenie przedmiotu najmu i zobowiązań wynajmującego

  • W umowie najmu należy dokładnie określić, gdzie dokładnie znajduje się lokal będący przedmiotem najmu (ulica, numer budynku, numer lokalu, umiejscowienie w budynku), jaką ma powierzchnię i czyją jest własnością. Warto przed podpisaniem umowy sprawdzić księgę wieczystą, aby później nie okazało się, że „wynajęliśmy” lokal od osoby nieuprawnionej i musimy go w związku z tym opuścić.
  • Choć teoretycznie wynika to z samej istoty umowy najmu, powinna ona zawierać postanowienie, zgodnie z którym w okresie najmu mamy prawo do nieograniczonego korzystania z lokalu, aby w późniejszym czasie nie okazało, ze nie możemy wejść do lokalu w weekendy, w porze nocnej albo co gorsza, dzielimy go z inną firmą.
  • Należy ponadto opisać w umowie w jaki sposób możemy korzystać z części wspólnych lokalu, tj. parkingu, korytarzy, wind, toalet itd. Wynajmujący powinien się natomiast zobowiązać do utrzymania odpowiedniej estetyki tych miejsc.
  • Zgodnie z postanowieniami Kodeksu cywilnego wynajmujący jest zobowiązany utrzymać lokal w stanie zdatnym do umówionego użytku przez cały okres trwania umowy. Powinien przykładowo dokonywać koniecznych remontów i usuwać większe awarie. Pomimo, że jest to obowiązek obciążający wynajmującego z mocy samego prawa, warto zastrzec i uszczegółowić te kwestie w umowie. Drobne, bieżące naprawy obciążają natomiast najemcę, chyba że strony umowy najmu postanowią inaczej.
  1. Protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, który dokumentuje stan techniczny lokalu. Podpisuje się go w momencie wydania lokalu na rzecz najemcy po podpisaniu umowy najmu, jak i po zakończeniu stosunku najmu. Zadbajmy o to, aby podczas podpisywania protokołu, którego zazwyczaj wymaga wynajmujący, zbadać każdy zakątek lokalu i wpisać do protokołu każdy mankament, aby w późniejszym czasie uniknąć ewentualnej odpowiedzialności za szkodę.

  1. Czynsz i inne opłaty

W umowie najmu należy umieścić dokładną wysokość czynszu oraz okres rozliczeniowy, np. płatność do 10-tego dnia każdego miesiąca.

Co bardzo istotne, zgodnie z przepisami wynajmujący ma prawo dokonać jednostronnie waloryzacji czynszu, tj. podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową jego wysokość na miesiąc naprzód, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Warto zadbać o to, aby albo w ogóle wyłączyć w umowie możliwość waloryzacji, albo oprzeć ją o inny wskaźnik, np. wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych w danym roku, publikowany przez Prezesa GUS. Zabezpieczy to odpowiednie interesy wynajmującego, a my nie zostaniemy zaskoczeni nagłą i niespodziewaną podwyżką czynszu.

Poza czynszem, najem wiąże się również z opłatami eksploatacyjnymi, w szczególności za energię elektryczną, wodę, wywóz śmieci i wywóz nieczystości. Najkorzystniej jest zastrzec w umowie najmu, że opłaty te będą mieścić się w czynszu, tj. czynsz będzie miał charakter ryczałtowy, a wynajmujący nie będzie nam naliczał dodatkowych opłat. Częściej stosowaną praktyką jest jednak ustalenie w umowie, że wynajmujący wystawi za dany okres rozliczeniowy fakturę, która będzie obejmować również opłaty eksploatacyjne według wskazań liczników lub należności naliczonych przez odpowiedniego dostawcę.

Co w przypadku, gdy opóźniamy się z zapłatą czynszu? Wówczas wynajmującemu należą się z mocy prawa (tj. bez uzgodnienia tego faktu w umowie) odsetki ustawowe za opóźnienie, których stawka od 1 stycznia 2016 r. jest stosunkowo niewielka i wynosi 7 % w skali roku. Strony mogą wprowadzić do umowy wyższe odsetki, nie powinny one jednak przekraczać stopy tzw. odsetek maksymalnych za opóźnienie – obecnie 14% w skali roku. Zastrzeżenie wyższych odsetek nie wywołuje skutków prawnych – najemca nie ma obowiązku zapłacić wynajmującemu nadwyżki ponad odsetki maksymalne. Z mojej praktyki wiem jednak, że niektórzy wynajmujący całkowicie świadomie wprowadzają do umowy odsetki na znacznie wyższym, lichwiarskim poziomie, licząc że nieznający prawa najemca uiści je w przypadku opóźnienia w zapłacie czynszu. Próba przeforsowania tego typu postanowień przez wynajmującego powinna być dla nas sygnałem ostrzegawczym co do jego intencji.

  1. Prace adaptacyjne

Często zdarza się, że lokal wymaga przeprowadzenia prac adaptacyjnych w celu przystosowania go do potrzeb związanych z naszą działalnością. Oczywiście najkorzystniej, gdy takie prace wykona wynajmujący, zwłaszcza gdy ich zakres jest szeroki z uwagi na zły stan lokalu lub jego zupełnie inne dotychczasowe przeznaczenie. Gdy jednak zdecydujemy się przeprowadzić roboty we własnym zakresie, należy zachować rachunki i szczegółowo uregulować w umowie sposób ich rozliczenia z wynajmującym. Pod żadnym pozorem nie zrzekajmy się w umowie naszych należności z tego tytułu.

  1. Okres obowiązywania i wypowiedzenie umowy

Umowę najmu możemy zawrzeć na czas określony lub nieokreślony.

Jeżeli zależy nam na elastyczności stosunku najmu, tj. nie chcemy wiązać się z wynajmującym na określony czas, wybierzmy umowę na czas nieokreślony. Umowę taką można wypowiedzieć miesiąc naprzód ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, chyba strony poczynią inne ustalenia w umowie najmu. Miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego oznacza, że przykładowo przy wypowiedzeniu umowy 1 sierpnia, okres wypowiedzenia minie nam dopiero 30 września.

Zazwyczaj korzystniejszy dla przedsiębiorcy jest wieloletni najem i wówczas warto wybrać umowę na czas określony. Pamiętajmy, że umowy takiej co do zasady nie można jednostronnie wypowiedzieć przed upływem terminu, na który została zawarta. Zastrzeżenia umowne przewidujące wypowiedzenie umowy na czas określony, choć często spotykane w praktyce, są nieważne, chyba że taka umowa przewiduje konkretne sytuacje, w których może być wypowiedziana. W praktyce często spotyka się klauzule umożliwiające wypowiedzenie umowy na czas określony „z ważnych powodów”, co jednak w mojej ocenie nie jest dobrym rozwiązaniem z uwagi na oceny charakter tego pojęcia.

Podsumowanie

Przy podpisywaniu umów czeka na nas wiele pułapek, co ma znacznie zwłaszcza w przypadku kontraktów kluczowych dla działalności gospodarczej, w tym umowy najmu lokalu, w którym mamy swoją siedzibę. Dlatego warto zastosować się do powyższych uwag i nie godzić się bezrefleksyjnie na niekorzystne warunki umowy, które często stawiają nam wynajmujący. Warto również skorzystać z usług doświadczonego prawnika, który pomoże nam wychwycić niebezpieczeństwa i odpowiednio skorygować niekorzystne klauzule umowne.

W przypadku pytań dotyczących omawianego tematu, zapraszamy do kontaktu 🙂

Skomentuj